Perché una policy di viaggio chiara è più importante che mai

Una buona policy di viaggio dovrebbe rendere più semplice la gestione dei viaggi di lavoro, non più complicata.

Per Maaike Hoogervorst, il punto di partenza è semplice: una policy di viaggio deve essere chiara, pratica e allineata agli obiettivi dell’organizzazione. Questo significa guardare oltre il solo costo e considerare il benessere dei viaggiatori, il duty of care, la sostenibilità e lo scopo di ogni viaggio.

Bilanciare obiettivi aziendali e benessere dei viaggiatori

Ogni organizzazione ha priorità diverse. Alcune si concentrano fortemente sui costi, mentre altre danno più importanza alla sostenibilità, al benessere dei viaggiatori o all’efficienza operativa.

Maaike spiega che queste priorità devono essere bilanciate con attenzione. Un viaggio a lungo raggio, ad esempio, può costare meno in classe economica, ma se un dipendente deve partecipare a una riunione o a una negoziazione importante poco dopo l’arrivo, anche il riposo e la produttività diventano parte della decisione.

“Se le persone devono viaggiare in Estremo Oriente e avere negoziazioni appena arrivate, bisogna anche pensare se hanno riposato abbastanza e sono in forma quando arrivano.”

Lo stesso vale per la sostenibilità. Un volo diretto può sostenere meglio gli obiettivi di sostenibilità, ma può anche essere più costoso. Una buona policy dovrebbe quindi chiarire quali priorità contano di più per l’organizzazione e come i viaggiatori devono applicarle nella pratica.

Mantenere le regole chiare

Una delle sfide più grandi che Maaike riscontra è la complessità inutile.

Troppe eccezioni possono rendere rapidamente una policy difficile da seguire. Quando i viaggiatori non sono sicuri di cosa si applica a loro, è più probabile che prendano decisioni autonome o prenotino al di fuori della policy.

“Più è chiara, meglio è,” dice Maaike.

Anche la coerenza è fondamentale. Se viaggiatori simili ricevono approvazioni diverse nella stessa situazione, la policy può rapidamente perdere credibilità. Questo vale anche tra i diversi livelli di anzianità.

Regole chiare, eccezioni limitate e un’applicazione coerente rendono più facile per i viaggiatori capire cosa ci si aspetta da loro.

Il duty of care inizia con la visibilità

Una policy di viaggio svolge anche un ruolo importante nel duty of care.

Sapere dove si trovano i viaggiatori è essenziale, soprattutto quando le circostanze cambiano rapidamente. Questo diventa più difficile quando i dipendenti prenotano al di fuori dei canali di viaggio approvati.

Maaike sottolinea quindi l’importanza di mantenere le prenotazioni all’interno del programma di viaggio dell’organizzazione, sia tramite uno strumento di prenotazione online sia attraverso un team di viaggio offline.

“Se le persone prenotano altrove, si perde di vista dove si trovano.”

Per le organizzazioni, questa visibilità aiuta a supportare i viaggiatori proprio quando ne hanno più bisogno.

Trasformare la policy in scelte pratiche

Una policy solida dovrebbe tradurre gli obiettivi aziendali in comportamenti di prenotazione pratici.

Per il controllo dei costi, questo può significare incoraggiare i viaggiatori a prenotare con anticipo. Maaike indica la prenotazione dei voli con almeno 21 giorni di anticipo come un modo importante per accedere a tariffe più basse. Anche le compagnie aeree, gli hotel e i partner per il noleggio auto preferenziali possono supportare gli accordi commerciali dell’organizzazione.

Per la sostenibilità, la policy può essere più specifica. Alcune organizzazioni richiedono il viaggio in treno entro una certa distanza, mentre altre limitano le gite in giornata, restringono le cabine premium sui viaggi più brevi o incoraggiano i viaggiatori a combinare più riunioni in un unico viaggio.

L’aspetto importante è la chiarezza. I viaggiatori devono capire cosa si aspetta l’azienda quando effettuano una prenotazione.

Usare i dati per migliorare la policy

Per Maaike, i dati sono essenziali.

“Penso che i dati siano fondamentali.”

I dati di prenotazione possono mostrare dove i viaggiatori seguono la policy, dove si verificano eccezioni e dove la policy potrebbe creare attriti inutili.

Se le stesse ragioni per prenotazioni fuori policy si ripetono, ad esempio, questo può indicare che gli orari dei voli non soddisfano le esigenze dei viaggiatori, che un’altra opzione è più pratica o che la policy stessa deve essere rivista.

Lo stesso vale per il comportamento di prenotazione. Se i dipendenti utilizzano regolarmente un team offline per viaggi semplici che potrebbero essere facilmente prenotati online, i dati possono aiutare a capire se hanno bisogno di supporto con lo strumento di prenotazione o se c’è un’altra ragione dietro questo comportamento.

Senza una buona reportistica, diventa difficile misurare se la policy sta effettivamente funzionando.

Una policy di viaggio dovrebbe evolversi

Una policy di viaggio non dovrebbe rimanere invariata per anni.

Maaike la descrive come un documento vivo. Le abitudini di viaggio cambiano, le aziende entrano in nuovi mercati, i progetti creano nuove destinazioni e i viaggiatori occasionali possono diventare viaggiatori frequenti.

“Se hai dati di ottima qualità, puoi vedere cosa sta succedendo e decidere se qualcosa deve essere modificato o limitato.”

Questo potrebbe significare apportare una modifica a breve termine a causa di circostanze mutate, oppure rivedere la policy quando l’organizzazione inizia a viaggiare più frequentemente verso una determinata destinazione.

La policy dovrebbe evolversi insieme al business.

Mantenerla semplice

Il consiglio di Maaike alle organizzazioni che vogliono migliorare la propria policy di viaggio è semplice.

“Mantenetela semplice. Fate in modo che la policy sia facile da trovare, le regole chiare, e assicuratevi che siano coinvolti gli stakeholder giusti. HR, Finance, Commercial e Travel portano prospettive diverse, ma dovrebbero essere allineati sugli stessi obiettivi. ”

E, cosa importante, ricordate che i viaggi di lavoro riguardano sempre le persone.

I viaggiatori sono lontani da casa e dalla famiglia, spesso gestendo agende impegnative in ambienti poco familiari. Una buona policy dovrebbe quindi supportare sia l’organizzazione sia il viaggiatore.

Regole chiare, dati solidi e una revisione regolare rendono tutto questo possibile.